Les formalités de prélèvement des clients : ce qu’il faut savoir
Différents moyens de paiement sont possibles entre professionnels en France, et le prélèvement bancaire en fait partie. Souvent employé par les particuliers pour payer des factures récurrentes, il peut aussi être utilisé entre les entreprises dans le cadre de leurs transactions. C’est d’ailleurs un excellent moyen pour s’assurer du bon paiement des factures (vos clients ne peuvent pas « oublier » de vous régler), donc sans passer par un processus de recouvrement, et pour faciliter l’identification des sommes reçues. En outre, ce mode de paiement fonctionne entre tous les pays européens, ce qui simplifie grandement les échanges intracommunautaires. Quelles sont les formalités à connaître pour le mettre en place ? Et peut-on obliger un client à payer par prélèvement ? C’est ce que nous allons voir.
Le prélèvement bancaire consiste à demander à la banque de prélever la somme due sur le compte du débiteur et de la transférer vers celui de l’entreprise créancière. Il peut s’agir d’un prélèvement unique ou d’un prélèvement automatique récurrent.
Pour pouvoir le mettre en place, l’entreprise doit obtenir un numéro ICS, créer une Référence Unique de Mandat, puis faire remplir et signer un mandat SEPA à son client.
Il est impossible d’imposer à un client le recours au prélèvement bancaire comme mode de règlement.
Comment fonctionne le prélèvement SEPA ?
Un prélèvement bancaire est un mode de paiement qui consiste à transférer des sommes d’un compte vers un autre compte, sans passer par un règlement par carte bancaire, par chèque ou en espèces. Ce moyen de règlement est bien connu des particuliers comme des entreprises. Toutefois, depuis le 1er août 2014, on parle de « prélèvement SEPA » pour désigner l’ensemble des transferts de fonds réalisés dans la zone euro, effectués au format SEPA (Single Euro Payments Area) sur indication préalable des coordonnées bancaires internationales.
Ce mode de paiement a l’avantage de fonctionner dans l’ensemble des pays de la zone euro, qui comprend tous les États membres de l’UE et/ou de la communauté économique européenne (dont Monaco, la Suisse et le Liechtenstein).
Rappelons que tout achat intracommunautaire relève de règles de TVA spécifiques. Par « intracommunautaire », on entend toute transaction réalisée entre des pays membres de l’Union européenne : achat/vente de marchandises ou services exécutés par un prestataire. À titre d’exemple, un échange de biens ou de services entre une entreprise française et une société allemande peut relever soit de la TVA française, soit de la TVA allemande.
Ce faisant, le prélèvement est initié par le créancier pour le montant spécifique d’une facture. La banque prélève le compte bancaire du débiteur et transfère la somme d’argent vers celui du créancier. Elle se fonde, pour cela, sur un mandat signé par le débiteur qui autorise le créancier à effectuer une opération de prélèvement sur son compte.
Le mandat comprend :
- la référence unique de mandat (RUM),
- les coordonnées du créancier,
- l’identifiant du créancier SEPA,
- et diverses mentions obligatoires.
Il est valable le temps d’un seul prélèvement (ponctuel) ou jusqu’à révocation de l’accord du débiteur, dans le cadre d’un prélèvement automatique.
La mise en place du prélèvement bancaire est potentiellement payante, avec des coûts qui varient en fonction de la convention de compte. Mais c’est toujours le débiteur qui est redevable de ces frais.
Quelles sont les formalités de prélèvement bancaire ?
Le prélèvement diffère du virement sur un point crucial : c’est le créancier qui demande à prélever le montant dû auprès de la banque de l’acheteur, et non pas le débiteur qui choisit d’envoyer l’argent par lui-même. Le prélèvement est donc effectué par l’entité qui reçoit l’argent. Ce qui nécessite, au préalable, d’obtenir une autorisation de prélèvement de la part du débiteur : comme le prévoit le Code monétaire et financier (art. L133-6 et suivants), « une opération de paiement est autorisée si le payeur a donné son consentement à son exécution ».
Plusieurs formalités doivent être accomplies par votre entreprise pour mettre en place un prélèvement automatique ou ponctuel. Vous devez :
- Demander un numéro de créancier SEPA ICS auprès de votre banque. Il est délivré par la Banque de France.
- Créer une Référence Unique de Mandat (RUM) pour chaque mandat, c’est-à-dire pour chaque client ayant accepté de vous régler par ce biais. Cette RUM (composée librement par l’entreprise et comprenant 35 caractères latins) doit être communiquée au client et figurer sur chaque facture.
- Demander au client concerné de remplir et de signer un mandat : ce document vous autorise à demander le débit de son compte conformément à vos instructions. Ce mandat mentionne le numéro ICS et le RUM.
- Transmettre le mandat à votre banque, qui le communiquera à celle du débiteur. On parle d’ « émission d’un ordre de prélèvement SEPA ».
- Informer le client au moins 14 jours avant la date du prélèvement (ou avant chaque date dans le cas d’un prélèvement automatique, selon ce que prévoit l’échéancier mis en place).
Si vous avez suivi ces étapes, votre client sera débité comme convenu – sauf opposition de sa part.
Des services web (comme GoCardless, SlimPay ou Stripe) proposent d’automatiser le prélèvement pour le compte des entreprises, en se rémunérant par le biais d’une commission faible ou d’un abonnement mensuel. Ces prestataires communiquent directement avec les débiteurs en vous faisant gagner un temps précieux.
Peut-on obliger un client à payer par prélèvement ?
Compte tenu des nombreux avantages de ce mode de règlement, vous pourriez avoir le désir de l’imposer à vos partenaires commerciaux. Or, c’est impossible : une entreprise ne peut pas forcer un client (professionnel ou particulier) à adopter un mode de paiement spécifique, car cela constituerait une rupture d’égalité. Comme le prévoit un avis de la Commission d’examen des pratiques commerciales daté de mars 2017, le choix du mode de paiement doit être librement négocié entre les parties.
En revanche, vous avez la possibilité d’opposer un refus à un moyen de paiement proposé par un client. En contrepartie, vous devez suggérer des modes de règlement accessibles : paiement par chèque, paiement par espèces, paiement par virement ou par application mobile.
Vous pouvez refuser un règlement par chèque, et proposer à votre client, à la place, un paiement par carte bancaire ou par virement.
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Pour mettre en place un prélèvement bancaire (ponctuel ou récurrent) avec vos clients, vous devez émettre un ordre de prélèvement vers la banque du débiteur. Cela suppose au préalable d’obtenir l’autorisation de la part du titulaire du compte en question. En amont de chaque montant débité dans le cadre d’un prélèvement automatique, votre client est notifié dans un délai de 14 jours.
Vous souhaitez mettre en place un mandat SEPA avec un client ? Il faut d’abord vous rapprocher de votre banque afin d’obtenir un identifiant (ICS), puis créer une Référence Unique de Mandat pour chaque client qui accepte de vous régler par ce biais. Il faut ensuite faire remplir et signer au débiteur un mandat de prélèvement automatique, que vous pourrez transmettre à sa banque.
Le format national RIB (Relevé d’Identité Bancaire) de prélèvement bancaire n’existe plus depuis le 1er février 2014 : il a été remplacé par le format SEPA qui utilise un IBAN (International Bank Account Number), le numéro d’identification d’un compte en banque selon la nomenclature SWIFT, et un BIC (Business Identifier Code), relatif à un établissement bancaire en particulier.