Pouvez-vous recruter des salariés pour votre micro-entreprise ?

Dans le cadre de votre activité d’auto-entrepreneur, vous avez besoin de main-d’œuvre ? Le recrutement d’un ou de plusieurs salariés sous ce régime est tout à fait possible, et parfaitement légal, quand bien même ce statut a été conçu initialement pour exercer seul. Cette option vous permet de répondre à un besoin ponctuel ou de soutenir la croissance de votre activité, en attendant de passer à une forme juridique plus appropriée. Mais attention : même si un auto-entrepreneur peut embaucher, cette démarche s’accompagne de nombreuses contraintes en raison d’un régime fiscal peu optimisé pour le recrutement et de plafonds de chiffre d’affaires à ne pas franchir. Voici ce qu’il faut savoir.

Un auto-entrepreneur peut-il embaucher des salariés ?

Sur le principe, la réponse est “oui”. Aucune disposition légale n’interdit à un micro-entrepreneur de recruter un ou plusieurs salariés, en fonction de ses besoins. Cette nécessité peut s’imposer dans deux cas de figure :

• Pour répondre à un besoin ponctuel de main-d’œuvre, par exemple pour conquérir un nouveau marché ou absorber une demande plus importante (notamment saisonnière) en raison d’un accroissement temporaire de l’activité.
• Pour préparer un futur changement de forme juridique, si vous envisagez de faire grandir votre structure : cela vous permet de tester le marché avant de passer à un statut plus approprié, tout en limitant les risques. Le statut de micro-entrepreneur est ainsi idéal pour s’essayer à une activité dans un cadre sécurisé.

Mais, en pratique, l’auto-entreprise n’est clairement pas le statut le plus optimal pour embaucher. Cette formalité complexe et coûteuse est alourdie par le fonctionnement fiscal du régime micro, en particulier par l’application d’un abattement forfaitaire compensatoire pour les charges professionnelles de l’entrepreneur.

En effet, le recrutement en micro-entreprise entraîne les mêmes coûts que pour n’importe quelle autre structure : il n’existe pas d’allègements spécifiques ou de dérogations fiscales particulières. Il faut tenir compte des obligations déclaratives, mais aussi des coûts (directs et indirects) relatifs à l’embauche, qui sont similaires à ceux d’une entreprise traditionnelle. Le poids financier est donc significatif.

Quels sont les inconvénients à embaucher en auto-entreprise ?

Le statut d’auto-entrepreneur présente des avantages et des inconvénients. D’un côté, il y a la facilité de création (une simple immatriculation suffit) et de gestion, ainsi que de nombreux allègements propres au régime social et fiscal micro, comme des cotisations sociales (versées à l’Urssaf) calculées sur le chiffre d’affaires réel et qui varient en fonction de l’activité exercée (achat/revente de marchandises ou prestations de services), ou encore la déclaration simplifiée des revenus de l’entrepreneur. Mais de l’autre, il y a aussi des contraintes qui restreignent fortement l’intérêt d’un recrutement pérenne : des plafonds de revenus à respecter et l’impossibilité de déduire les charges du freelance pour leur montant réel. Cela, en sachant que les obligations du micro-entrepreneur sont les mêmes que celles de n’importe quel employeur, comme l’obligation de verser des charges patronales en plus du salaire brut de l’employé, ou la nécessité de produire des fiches de paie. Dans ces conditions, il peut s’avérer indispensable de changer de statut, par exemple passer d’une micro-entreprise à une SASU.

Explorons ces contraintes plus en détail.

Les plafonds de chiffre d’affaires

Rappelons que le régime de l’auto-entreprise est caractérisé par des seuils de chiffre d’affaires à ne pas dépasser, au risque d’être automatiquement basculé vers le régime réel d’imposition. Ces plafonds sont les suivants (valables jusqu’en 2025) :

• 188 700 € pour les activités de vente ou d’achat de marchandises, de vente de produits alimentaires (à emporter ou à consommer sur place), ou de fourniture de logement (hors locations meublées).
• 77 700 € pour les prestations de services et autres activités qui relèvent des BIC ou des BNC, ainsi que pour les professions libérales.

Or, l’embauche d’un salarié aura forcément pour conséquence une augmentation du chiffre d’affaires. Ce faisant, vous risquez de dépasser les plafonds en vigueur et de perdre les bénéfices du régime micro.

Le coût du recrutement et l’absence d’allègements

Embaucher un salarié en auto-entreprise entraîne les mêmes coûts que pour une structure classique : il n’existe aucun allègement propre à ce régime. Ces coûts incluent :

• Le salaire brut versé au salarié.
• Les charges patronales (entre 25 et 42 % du salaire brut), moins les exonérations applicables en fonction des cas de figure (réduction Fillon, exonération relative aux contrats d’apprentissage, exonération “aide à domicile” ou autre).
• Les coûts liés au processus de recrutement, afin de trouver le bon profil.
• Les frais d’établissement des bulletins de salaire.
• Les coûts associés aux divers avantages obligatoires pour les employés (par exemple : mutuelle d’entreprise, prise en charge des frais kilométriques, primes, et formation professionnelle).

Compte tenu des bénéfices réalisés par un auto-entrepreneur, ces coûts peuvent s’avérer excessifs. C’est d’autant plus problématique qu’il n’y a pas de déduction possible des charges : vous avez le choix entre un abattement forfaitaire (dont le taux varie selon l’activité exercée) ou le versement libératoire de l’impôt sur le revenu. Il vous revient donc de payer l’intégralité des cotisations et des impôts dus. De plus, les salaires versés ne sont pas pris en compte dans l’assiette pour le calcul de l’impôt.

Voilà pourquoi l’embauche n’est pas nécessairement la meilleure solution pour un micro-entrepreneur. Afin de prendre la bonne décision, vous devez intégrer à votre réflexion tous ces paramètres financiers, et évaluer l’intérêt d’un recrutement.

Comment recruter un salarié en micro-entreprise ?

Le processus d’embauche est sensiblement le même pour un micro-entrepreneur et pour une entreprise traditionnelle. Dans cette partie, nous allons détailler les formalités incontournables.

La déclaration préalable à l’embauche

Obligatoire dans tous les cas de figure en cas de recrutement, y compris pour un micro-entrepreneur, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) permet de compiler, en une seule démarche, toutes les formalités obligatoires auprès des organismes compétents :

• La déclaration de première embauche dans un établissement.
• L’inscription de la micro-entreprise au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage (pour l’embauche d’un premier salarié).
• La demande d’inscription du salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie (s’il dispose déjà d’un numéro de Sécurité sociale).
• L’adhésion à un service de santé au travail.
• La demande de visite médicale obligatoire pour le salarié.
• Le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales.

La rédaction du contrat de travail

Le contrat de travail est une obligation légale qui s’impose aussi à l’entrepreneur au régime micro : il crée un lien de subordination entre l’employeur et son salarié. Autrement dit, le salarié s’engage à effectuer les missions définies en amont, et l’entrepreneur prend la responsabilité de le rémunérer en contrepartie. Il peut s’agir d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat à durée déterminée (CDD).

Dans les deux cas, plusieurs mentions doivent apparaître : 

• Le lieu d’exercice de l’activité.
• La date de début de contrat (et de fin dans le cas d’une durée déterminée).
• Le détail des missions à accomplir.
• Les informations sociales concernant le salarié (comme le rattachement à une caisse de retraite).
• Le montant de la rémunération versée par l’entrepreneur et les avantages éventuellement accordés.

La tenue d’un registre unique du personnel

Enfin, vous devez tenir un registre unique du personnel, propre à chaque employé. Ce document doit inclure les dates d’entrée et de sortie dans la micro-entreprise, le contrat de travail, ainsi que les indications relatives à l’identité du salarié.

Le registre doit être conservé par l’entrepreneur pendant un minimum de 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié quitte l’entreprise.

Quelles sont les alternatives à l’embauche ?

Comme expliqué plus haut, l’embauche d’un salarié à temps plein ou à temps partiel (en CDI ou en CDD) n’est pas toujours la meilleure solution. Il existe heureusement plusieurs alternatives pour l’entrepreneur-employeur, que nous allons explorer maintenant.

Le recrutement d’un stagiaire

L’intégration d’un stagiaire entraîne moins de formalités que le recrutement d’un salarié. Pour autant, ce processus est strictement encadré par la loi. Voici les règles à connaître :

• L’embauche doit donner lieu à la signature d’une convention de stage, signée par l’auto-entrepreneur, le stagiaire et l’établissement scolaire.
• La durée du stage ne peut pas excéder 6 mois. Pendant cette période, les missions du stagiaire doivent correspondre à sa formation et s’inscrire dans un cadre pédagogique : il n’est pas là pour remplacer un salarié, ni pour effectuer un travail permanent, ni pour répondre à un accroissement de l’activité.
• Le stagiaire doit être accueilli dans des conditions décentes : il doit pouvoir disposer d’un espace de travail et du matériel adapté, et travailler dans des locaux qui appliquent les mesures sanitaires fondamentales. L’entrepreneur doit s’assurer que ces conditions sont remplies.
• Le stage doit donner lieu au versement d’une gratification financière dès lors qu’il dépasse 2 mois ou 44 jours de 7 heures. Le montant de cette gratification est fixé à un minimum de 4,35 € par heure travaillée.
• Entre le départ d’un stagiaire et l’arrivée d’un autre sur le même poste, il faut respecter un délai de carence égal à un tiers de la durée du dernier stage.

Le recours au portage salarial

Une autre solution consiste à faire appel au portage salarial, une forme d’emploi à cheval entre le salariat et l’entrepreneuriat. Concrètement, le consultant indépendant, ayant le statut de salarié pour le compte de la société de portage, effectue des missions chez le client – ponctuelles ou de longue durée. Les termes du contrat sont négociés entre l’employé et vous, mais le document lui-même est établi par la société, qui s’occupe de toutes les formalités à accomplir (y compris l’édition des fiches de paie).

Le recours à un sous-traitant

L’option de la sous-traitance est intéressante à plus d’un égard : vous déléguez une partie de votre activité à un autre indépendant, que vous rémunérez pour les tâches effectuées, pendant la durée souhaitée. Il n’y a pas de contrat de travail et aucune formalité à accomplir : vous êtes simplement facturé en fin de prestation.

Seule condition à respecter : le sous-traitant ne doit pas travailler exclusivement pour votre compte, car cela pourrait être considéré comme du salariat déguisé. Le risque étant que la relation de travail soit requalifiée par l’administration en contrat officiel.

L’utilisation d’un Titre emploi service entreprise

Le Titre emploi service entreprise (Tese) est un dispositif destiné à simplifier les démarches administratives d’embauche pour les petites entreprises. Pour en bénéficier, vous devez préalablement adhérer au service (www.letese.urssaf.fr), puis déclarer chaque nouveau salarié sur la plateforme, au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et au plus tard le jour de l’entrée dans l’entreprise.

Cependant, ce processus vous contraint à remplir plusieurs formalités : déclaration préalable à l’embauche, calcul des cotisations sociales et des rémunérations, établissement d’un contrat de travail avec le salarié, édition d’un certificat de travail, déclarations sociales nominatives, établissement des fiches de paie, et déclarations à effectuer pour la caisse des congés payés ainsi que pour France Travail.

Le recrutement d’un intérimaire ou d’un apprenti

Une autre solution revient à passer par une société d’intérim. Celle-ci met à votre disposition un employé sélectionné en fonction de vos exigences, ce qui vous permet de gagner un temps précieux sur le processus de recrutement. La société prend en charge l’ensemble des formalités administratives, ainsi que l’édition des bulletins de salaire de la personne en intérim. Elle vous facture ensuite pour les services rendus.

Enfin, il y a la possibilité, pour l’entrepreneur, de recruter un apprenti. Deux solutions sont accessibles : le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation, valables pour une durée allant de 6 mois à 3 ans. Les principales différences ont trait au temps de formation nécessaire (au minimum 15 à 25 % de la durée totale du contrat selon les cas) et à l’obligation de rémunération (entre 27 et 100 % du salaire minimum).