Cessation d’activité : comment régulariser votre situation auprès de l’Urssaf ? 

Vous envisagez de mettre fin à votre activité professionnelle ? Vous êtes contraint de fermer votre société du fait de difficultés financières ? Quel que soit le cas de figure, la cessation constitue une démarche importante qui nécessite de réaliser des formalités administratives et de se conformer à des obligations légales et sociales. En particulier, il est crucial de prêter attention à l’indispensable régularisation Urssaf après la cessation d’activité : il s’agit de faire le point sur les charges qu’il vous reste à verser, ou sur celles que vous avez acquittées en trop. Que faut-il savoir ? Keobiz vous accompagne durant toutes les étapes de clôture réglementaire de votre activité.

Cessation d’activité : de quoi parle-t-on ?

Par « cessation d’activité », on entend la fermeture d’une entreprise ou la fin d’une activité libérale, réglementée ou non. Elle peut être volontaire ou imposée par les circonstances :

• Une cessation d’activité volontaire découle d’une décision prise par le gérant et/ou les actionnaires, ou par l’entrepreneur individuel. Il peut s’agir de clôturer l’activité, de céder l’entreprise, ou de la transmettre à un héritier ou un successeur.
• Une cessation par la contrainte peut être le résultat d’un redressement judiciaire. La structure est en cessation de paiements lorsqu’elle n’est plus en mesure de payer ses créanciers, ses salariés, et/ou pour ses charges sociales. La liquidation est imposée par une décision de justice. Elle peut aussi avoir pour cause le décès de l’employeur, lorsque celui-ci est une personne physique.

Quel que soit le motif, la fin de l’activité doit faire l’objet de plusieurs démarches, notamment d’une déclaration de radiation sur le guichet INPI : une étape clé qui marque le commencement du processus de fermeture officielle auprès des autorités, dans le respect des normes légales et des parties prenantes (employeur, salariés, associés). Les formalités de radiation sont aussi l’occasion de mettre en ordre les dernières obligations fiscales et sociales, en particulier la régularisation des charges dues à l’Urssaf.

Pour rappel, le versement des cotisations sociales vise à garantir la protection sociale du dirigeant, de l’entrepreneur individuel ou du travailleur indépendant : assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales, formation professionnelle et apprentissage, ainsi qu’assurance chômage dans certains cas. En fonction du statut, ces charges peuvent varier considérablement – jusqu’à 82 % de la rémunération nette du dirigeant en SASU par exemple (voir à ce propos notre article SASU et Urssaf). Elles sont déductibles des revenus, sauf pour le micro-entrepreneur qui bénéficie d’un abattement forfaitaire. En tant qu’employeur, celui-ci doit payer ses charges sociales sur l’ensemble de son chiffre d’affaires, même s’il en reverse une partie à un salarié ou à un stagiaire (à ce propos, découvrez les modalités de recrutement d’un stagiaire par l’auto-entrepreneur).

Comment déclarer une cessation d’activité auprès de l’Urssaf ?

Que la cessation volontaire d’activité concerne une société, un entrepreneur individuel ou un travailleur indépendant (professionnel libéral ou artisan-commerçant), la procédure est identique. Vous devez déclarer l’arrêt de l’activité sur le guichet des formalités des entreprises depuis votre compte, dans « Formalités/Modification » ou « Cessation d’activité, Mon entreprise/Cessation ». Il vous suffit de compléter le formulaire. Les informations sont ensuite transmises aux entités partenaires, dont l’Urssaf, l’INSEE, le greffe, la DGFIP et la chambre des métiers et de l’artisanat.

Notez qu’en cas de décès du dirigeant d’une société, la personnalité morale lui survit : les héritiers peuvent décider de poursuivre ou de cesser l’activité. 

En cas de liquidation judiciaire, vous êtes en principe radié d’office de l’Urssaf dès la réception du jugement du tribunal.

Comment régulariser vos cotisations sociales auprès de l’Urssaf ?

Dans le cadre de la fermeture d’une société ou de la cessation d’une activité, il reste le plus souvent une somme à verser aux organismes sociaux en raison du délai qui s’écoule entre la prise de décision et la date de clôture effective. En effet, dans l’intervalle, les activités peuvent se poursuivre et occasionner d’autres charges sociales à régler. La régularisation consiste donc à vous assurer que les sommes dues ont été payées et qu’il n’existe pas de dette Urssaf après la radiation de votre entreprise, ou le cas échéant solder votre compte.

Comment se passe le calcul de cotisation Urssaf après une cessation d’activité ? Tout dépend de votre statut juridique.

Pour un entrepreneur individuel ou un travailleur indépendant

À compter du moment où votre cessation d’activité d’entrepreneur individuel ou de travailleur indépendant est officialisée, l’Urssaf vous transmet une notification de radiation (qui accuse réception de votre démarche auprès de l’INPI) accompagnée d’un formulaire à compléter et à renvoyer dans un délai de 90 jours via la messagerie de votre espace en ligne ou par courrier. Ce formulaire vous permet de déclarer vos revenus professionnels définitifs et vos cotisations sociales (pour l’année N et l’année N-1) et, ce faisant, de procéder à la régularisation de votre compte. L’organisme tient compte des paiements déjà réalisés et des cotisations encore dues sur les derniers revenus déclarés. Notez que la procédure exacte est susceptible de varier en fonction du type d’entreprise et du régime de cotisation.

Une fois la régularisation effectuée, deux cas de figure peuvent se présenter selon que le solde est positif ou négatif :

• Votre solde est positif : vous avez versé des cotisations plus élevées que le montant dû au regard des revenus déclarés. S’il vous reste des charges à payer, le trop-perçu en est défalqué automatiquement. Si la somme excède les charges encore dues, la différence vous est remboursée. Assurez-vous que votre RIB soit bien à jour dans la rubrique « Gérer le compte », puis « Paramètres de paiement » de votre espace en ligne.
• Votre solde est négatif : vous devez régler le montant des cotisations dues directement sur le site de l’Urssaf depuis votre espace en ligne. Le règlement doit être effectué dans les 30 jours à compter de la réception de la notification, par virement ou carte bancaire. En cas de difficultés financières, vous pouvez solliciter l’Urssaf pour demander une modulation ou une suspension temporaire des prélèvements, ou encore la mise en place d’un échelonnement des paiements. Vous êtes également en droit de contester le montant calculé par l’organisme, qui sera susceptible d’ajuster les sommes dues si l’erreur est confirmée.

Le cas d’une micro-entreprise

Au régime micro, les choses sont quelque peu différentes. La fin d’activité d’un micro-entrepreneur doit être déclarée dès l’arrêt effectif des transactions commerciales. Le délai de régularisation est ensuite déterminé par la période de l’année :

• Si la cessation a lieu dans la première partie de l’année, le délai court jusqu’à la date limite de déclaration d’impôts. Par exemple, si vous décidez de mettre fin à votre activité en janvier ou en février, vous avez jusqu’au mois d’avril ou mai (en fonction de votre calendrier fiscal personnel) pour régulariser votre situation auprès de l’Urssaf.
• Si la cessation intervient après la date limite de déclaration des revenus, il est préférable de régulariser au plus tôt, lors de la procédure de fin d’activité ou au moment de déclarer vos revenus professionnels pour l’année N-1.

Les micro-entrepreneurs doivent déclarer leurs revenus définitifs pour l’année N (celle de la cessation) et pour l’année N-1 sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr dans les 30 jours qui suivent la date de cessation.

Pour une société

Dans le cas d’une société, c’est la remise des comptes définitifs qui marque la clôture du dernier exercice comptable et permet de calculer les cotisations restant à régulariser. Les délais dépendent de l’effectif :

• Pour une société de moins de 11 salariés, les charges dues doivent être versées dans les 15 jours qui suivent la remise des comptes définitifs. Cela englobe l’ensemble des charges sociales qui relèvent de la responsabilité du dirigeant, y compris celles qui sont dues à la Sécurité sociale des indépendants (et que l’Urssaf est chargée de recouvrer).
• Pour une société de 11 salariés et plus, les charges dues doivent être versées :
  
  Le 5 ou le 15 du mois suivant, en cas de versement mensuel – en fonction de la date de cessation.
  
  Au plus tard le 15 janvier, le 15 avril, le 15 juillet ou le 15 octobre, en cas de versement trimestriel – en fonction du moment où la cessation a été déclarée.
  

Les paiements se font via l’espace en ligne de l’Urssaf ou de la Sécurité sociale des indépendants. Il est indispensable de planifier avec soin ces versements afin d’éviter les pénalités et assurer une clôture administrative propre.

Un exemple de cas particulier de régularisation Urssaf

Certaines activités présentent des règles spécifiques en ce qui concerne le processus de régularisation des cotisations. C’est le cas pour l’intermittent du spectacle, soumis à des obligations particulières du fait de la discontinuité de l’activité. Dans le cadre d’une régularisation, l’Urssaf tient compte à la fois des périodes travaillées et des intervalles durant lesquels la personne bénéficie de l’assurance chômage, ce qui l’oblige à communiquer avec différents organismes. Cela est d’autant plus compliqué que les intermittents bénéficient de taux de cotisation différents du régime commun. La situation se complexifie encore plus si l’intermittent exerce une activité en parallèle, par exemple en cas de cumul du statut d’intermittent et de celui de micro-entrepreneur. L’intervention d’un professionnel de la comptabilité est donc plus que souhaitable dans ce cas.

Comment mettre à jour vos droits auprès des organismes de Sécurité sociale ?

La cessation d’activité a un impact sur votre protection sociale en tant que dirigeant de société ou travailleur indépendant. En effet, sur la base de la déclaration remise à l’Urssaf, vos cotisations relatives à l’assurance maladie et maternité, à la retraite du régime général et aux allocations familiales, font également l’objet d’une régularisation :

• Les prestations maladie. Vous continuez à bénéficier de la prise en charge de vos soins de santé par la caisse primaire d’assurance maladie de votre lieu de résidence pendant 12 mois, et du maintien des indemnités journalières dans le même délai si vous avez cessé votre activité au cours d’une indemnisation pour maladie. Notez que, dans le cadre de la protection universelle maladie, toute personne majeure sans activité professionnelle qui réside en France de manière stable et régulière a droit à la prise en charge de ses frais de santé.
• L’assurance chômage. En cas de cessation d’activité contrainte, vous pouvez bénéficier (sous conditions) de l’allocation des travailleurs indépendants (ATI) pendant 6 mois. Si elle s’avère plus avantageuse (et si vous remplissez les conditions afférentes), l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) peut vous être versée en lieu et place de l’ATI. Si vous avez le projet de créer une nouvelle entreprise ou de reprendre une structure existante, vous pouvez demander à bénéficier de l’ARCE et ainsi obtenir le versement d’une partie de vos allocations restantes sous forme de capital (à hauteur de 60 % du reste dû).
• Les allocations familiales. Si vous avez droit aux allocations, vous devez déclarer votre changement de situation sur le site caf.fr (rubrique « Mon compte », puis « Déclarer un changement »). L’organisme va calculer le montant de votre aide dès le mois qui suit l’arrêt de l’activité.
• Vous souhaitez prendre votre retraite à la suite de la fin de votre activité ? Il convient de vous rapprocher de votre organisme de retraite qui vous communiquera l’ensemble de vos droits.

En somme, il est essentiel de bien anticiper tous ces aspects en amont de la fin de votre activité, en particulier si vous êtes soumis à des cotisations provisionnelles qui seront régularisées en fonction de vos derniers revenus déclarés. Enfin, notez que toutes les structures juridiques relèvent des mêmes obligations en matière de cotisations, y compris les organismes de formation professionnelle, qu’il s’agisse des charges dues par les dirigeants ou pour les salariés – un point à garder en tête si vous envisagez d’ouvrir un centre de formation.