L’assemblée générale d’approbation d’une SARL : son fonctionnement

Les étapes de la mise en place d’une assemblée générale d’approbation d’une SARL 

Il y a plusieurs étapes lors d’une Assemblée Générale d’Approbation des comptes annuels dans une SARL (Société à Responsabilité Limitée). La première étape consiste à établir les comptes annuels et à les clôturer. Dans le cas où un commissaire aux comptes a été nommé, il faut lui envoyer les comptes au moins un mois avant la date à laquelle le gérant a prévu de convoquer l’assemblée générale.

Sauf indication contraire dans les statuts, le gérant convoquera au minimum quinze jours avant la date de l’assemblée générale d’approbation, les associés de la SARL en assemblée générale. Le principal objectif est de leur présenter les comptes, de les soumettre à leur approbation et enfin, de décider de l’avenir de l’entreprise en fonction des résultats de l’année.

La date de l’assemblée générale doit être fixée dans les six mois qui suivent la date de clôture des comptes annuels. L’ordre du jour présente tous les points à discuter, même autres que l’approbation des comptes annuels et l’affectation du résultat. Il peut y avoir des points qui ne concernent pas forcément les comptes et les résultats financiers de la SARL.

Après cette assemblée générale, le gérant déposera un exemplaire certifié conforme des comptes annuels et de la décision d’affectation du résultat au greffe du tribunal. Pour cette dernière étape, il dispose d’un mois au maximum.

Convoquer ses associés en assemblée pour approuver les comptes de l’exercice d’une SARL

Sauf autorisation spéciale du tribunal, le gérant dispose de six mois après la date de fin d’exercice pour convoquer l’assemblée générale d’approbation des comptes. Un délai de quinze jours minimum doit s’écouler entre la date de la convocation et celle de l’assemblée, sauf disposition contraire dans les statuts. Dans tous les cas, mieux vaut prévenir le plus tôt possible de la tenue de l’assemblée générale d’approbation.

En général, l’assemblée générale d’approbation est convoquée au siège social de la SARL, sauf disposition contraire des statuts. En général, la convocation est envoyée personnellement à chaque associé par lettre recommandée, sauf si les associés ont accepté de la recevoir par courrier électronique. La lettre est recommandée pour ne pas que vos associés puissent rater la convocation dans leurs mails.

La lettre de convocation n’est pas une simple invitation. Dans celle-ci, le gérant joindra les comptes annuels, le rapport de gestion et le texte des résolutions proposées. Éventuellement, il pourra ajouter le rapport sur les conventions réglementées, le rapport du commissaire aux comptes qui doit être aussi convoqué, et les documents sur les comptes consolidés.

Le déroulement d’une assemblée d’approbation générale pour les comptes annuels d’une SARL

Si le gérant est associé, c’est lui qui préside l’assemblée. Sinon, c’est l’associé qui détient le plus grand nombre de parts sociales qui devra présider l’Assemblée Générale d’Approbation. Pour prendre les décisions, tous les associés ont le droit à autant de voix qu’ils ont de parts sociales dans la SARL.

Lors de la première consultation, les décisions sont prises à la majorité absolue des parts sociales, c’est-à-dire au moins la moitié plus une personne.

Lors de la deuxième consultation, les décisions sont prises à la majorité des parts sociales détenues par les associés présents. Il peut y avoir une exception si elle a été précisée dans les statuts de la SARL.

Approbation des comptes annuels d’une SARL

Suite à la présentation des comptes, les associés peuvent les accepter, demander des explications qui généreront parfois des modifications, voire des refus. Tant qu’ils ne seront pas acceptés par la majorité des associés, le résultat de l’exercice pourra être distribué.

Si la décision de distribuer des dividendes est prise, ils devront être versés avant le neuvième mois suivant la date de clôture de l’exercice. Suite à la tenue de l’assemblée générale de la SARL, le gérant dispose d’un mois pour déposer les comptes annuels certifiés conformes au greffe du tribunal, accompagnés de la décision d’affectation du résultat.

Refus de l’approbation des comptes annuels SARL : que faire ?

Il n’y aura pas des dizaines de solutions possibles. Le gérant devra adresser une copie de la délibération au greffe du tribunal. Il n’y aura donc pas de distribution possible du résultat de l’exercice de la SARL.