La durée de conservation des documents professionnels
Quels documents faut-il conserver et combien de temps ?
Les documents à conserver peuvent être classés en 5 catégories. Découvrez quelle est leur durée de conservation légale.
Les documents civils et commerciaux
Les documents civils et commerciaux regroupent les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale. S’y ajoutent les garanties correspondantes, les contrats électroniques, les contrats d’acquisition ou de cessions immobilière et foncière.
Il s’agit également des documents bancaires, de transport de marchandises, des déclarations de douane, des polices d’assurance, des dossiers d’avocat ainsi que tous les documents relatifs à la propriété intellectuelle.
Cela représente une quantité considérable de documents. Ayez toujours en tête votre obligation de conservation afin de ne pas être pris au dépourvu.
Pour les documents civils et commerciaux, la durée de conservation est de 5 ans. Par exception, les déclarations de douane doivent être conservées 3 ans et les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers 30 ans.
Les documents relatifs à la comptabilité
Les documents comptables représentent les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ainsi que les livres et registres comptables.
Il ne faut pas oublier les pièces justificatives. Ces dernières comprennent les factures d’achat et de vente, les bons de commande, les tickets de caisses enregistreuses, etc. Il est important de rappeler que tout montant intégré à la comptabilité doit correspondre à une pièce comptable justificative.
Pour les documents comptables, la durée de conservation est de 10 ans.
Les documents fiscaux
Les documents fiscaux sont les impôts sur le revenu et sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les bénéfices agricoles (BA), les taxes foncières, la contribution à l’audiovisuel public, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les taxes sur le chiffre d’affaires comme la TVA et les autres taxes assimilées.
Bref, du moment où l’administration fiscale est concernée de près ou de loin : conservez-les !
Pour les documents fiscaux, la durée de conservation est de 6 ans sauf en cas d’activité occulte (fraude fiscale, absence de déclaration, etc.) où elle est portée à 10 ans.
Les documents sociaux de l’entreprise
Les documents sociaux de l’entreprise correspondent à tous les documents relatifs au droit des sociétés. Il s’agit alors des statuts, des actes modificatifs, du registre de titres nominatifs, du registre des mouvements de titres, de l’ordre de mouvements, du registre des procès-verbaux d’Assemblée et de Conseils d’administration, des feuilles de présence et des pouvoirs.
Pensez également aux éventuels rapports du gérant, du conseil d’administration ou du commissaire aux comptes. Les rapports spéciaux doivent enfin être conservés.
Pour les documents sociaux, plusieurs durées de conservation sont à définir. Mais généralement, il faut rester sur une durée de 10 ans.
Les statuts et les actes modificatifs doivent être conservés durant toute la durée de l’activité de l’entreprise et 5 ans après la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).
Pour le registre de titres nominatifs, le registre des mouvements de titres et l’ordre de mouvements, la durée de conservation est de 5 ans.
Pour le registre des procès-verbaux d’Assemblée et de conseils d’administration, les feuilles de présence et de pouvoirs et les éventuels rapports du gérant, conseil d’administration ou commissaire aux comptes, la durée de conservation est de 3 ans.
Les documents relatifs à la gestion du personnel :
Tous les documents relatifs à la gestion du personnel doivent être conservés.
Ce sont les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les dossiers du personnel (contrats de travail, solde de tout compte, retraite, suivi des heures, des RTT, déclaration d’accident du travail, etc.), les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires et les documents transmis par l’Inspection du travail.
Pour les documents relatifs à la gestion du personnel, la durée de conservation est en général de 5 ans sauf pour les documents des charges sociales et taxes sur les salaires où elle est diminuée à 3 ans.
Comment conserver les documents obligatoires de mon entreprise ?
Selon le principe de conservation, les documents doivent être conservés sous leur forme originelle notamment en tant que pièce justificative pour la déduction de TVA.
La forme originale des factures sous-entend l’intégrité du document avec l’ensemble des mentions présentent, obligatoires ou non.
Ce principe s’applique aussi bien à l’entreprise émettrice de la facture qu’à l’entreprise réceptrice.
Les modalités de stockage des documents conservés
Les factures papier peuvent être conservées au format papier ou bien numérisées. Dans ce dernier cas, la numérisation doit respecter certaines règles afin d’assurer l’authenticité.
Ainsi, les couleurs doivent être reproduites à l’identique lorsqu’elles sont nécessaires à la lisibilité de la facture.
Par exemple: une facture d’avoir dont le montant positif est signalé par une couleur rouge doit être reproduite en couleurs afin qu’elle reste lisible. À l’inverse, les couleurs présentes sur le logo de la société ne changent pas la lecture de la facture.
De plus, le format des documents doit être en PDF ou PDF A/3. Il doit être associé selon l’Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales à :
« – soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– soit d’une empreinte numérique ;
– soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL). »
Les fichiers doivent également être horodatés afin de suivre toutes les opérations réalisées.
Dans la logique du principe de conservation, les factures ou tous autres documents électroniques doivent être conservés sous leur format original.
Contrairement aux factures papier, si le format diffère du format PDF ou PDF A/3, elles ne doivent pas être converties pour l’archivage.
Ainsi, durant 3 ans, durée du droit de reprise, elles ne peuvent être conservées qu’au format informatique. Le stockage peut ensuite prendre d’autres formes comme le format papier.
Le lieu de stockage des documents de l’entreprise
Les documents au format papier doivent être conservés sur le territoire français et dans un lieu accessible sans délai en cas de demande de l’administration fiscale.
Les documents au format électronique peuvent être conservés sur un système de stockage présent sur le territoire français, dans l’un des pays de L’Union européenne ou dans un pays lié à la France par une convention d’assistance mutuelle.
La liste des pays concernés est définie par l’arrêté du 15 mai 2013 modifié par l’arrêté du 28 février 2017.
Enfin, dans tous les cas, le lieu de stockage doit être déclaré sur papier libre au service des impôts des entreprises (SIE).
La disponibilité des documents conservés
Quels que soient le moyen de stockage choisi, les documents doivent être disponibles dans les meilleurs délais depuis le siège social ou l’établissement principal de la société.
Quelles sanctions en cas de non-respect de l’obligation de conservation ?
Le régime juridique de la conservation des documents professionnels obéit à plusieurs règles :
– En matière commerciale, la conservation des documents assure la preuve en cas de litiges ;
– En matière de TVA, l’administration fiscale peut remettre en cause les déductions opérées ;
– En matière fiscale, le contrôleur peut considérer être empêché d’accomplir ses fonctions. Cette entrave est passible de 25 000€ d’amende et de 6 mois de prison avec sursis en cas de récidive.
De manière générale, l’absence de conservation des documents fiscaux est punie d’une amende de 5000€.
Enfin, en cas de non-respect des modalités de conservation, une suspicion de faux et d’usage de faux peut être faite. Pour une entreprise, la sanction peut aller jusqu’à 225 000€ d’amendes.
Les autoentreprises ont-elles une obligation de conservation ?
L’autoentreprise n’a pas d’obligation d’établissement de bilan annuel comme peut l’avoir une SAS (Société par actions simplifiée) par exemple.
Elle doit cependant tenir une comptabilité dite allégée et est donc soumise aux mêmes règles de conservation des documents qu’une entreprise classique.
L’obligation de conservation des documents est présente dans plusieurs textes législatifs :
– le Code de commerce ;
– le Code civil ;
– le Livre des procédures fiscales…
Un outil de lutte antifraude pour l’administration : le contrôle fiscal
Pour l’administration, l’obligation de conservation des documents professionnels est un moyen de contrôler et de lutter contre la fraude.
En 2021, 1620 dossiers de fraude à l’impôt ont été transmis au parquet. Il y a eu plus de 2500 plaintes pour fraude.
Exercé par les services de la Direction générale des finances publiques (DGFiP), le contrôle fiscal vise à appréhender tous les manquements à la législation fiscale, commis de bonne foi ou de manière délibérée.
Vous comprenez désormais davantage vos obligations en matière de conservation des documents de votre entreprise. Afin d’éviter une sanction, il convient de respecter méticuleusement les règles légales. Rendez-vous sur le reste de notre site web pour d’autres articles sur le droit des entreprises. À très vite !