Comptabilité de trésorerie : tout ce que vous devez savoir

Dans une entreprise, tous les flux financiers doivent être enregistrés avec soin : il est donc obligatoire de tenir une comptabilité rigoureuse. On distingue communément deux grandes méthodes pour enregistrer les mouvements financiers : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie. Cette dernière se caractérise par sa grande simplicité, car elle se base exclusivement sur les entrées et sorties d’argent, avec une régularisation lors de la clôture de l’exercice. Mais son utilisation n’est possible que pour certaines entreprises, en fonction de l’activité exercée et du régime d’imposition des bénéfices. Alors, qui est concerné par ce mode d’enregistrement et comment fonctionne-t-il ? Keobiz vous aide à y voir plus clair.

En résumé :

• La comptabilité de trésorerie est une méthode comptable allégée qui repose sur les entrées et les sorties d’argent enregistrées au cours de l’exercice.
• Elle est appliquée par défaut par les entreprises qui relèvent des BNC, et sur option par celles qui relèvent des BIC (mais seulement au régime d’imposition du réel simplifié).
• Ce mode d’enregistrement offre l’avantage de la simplicité pour la saisie et le classement des pièces, ce qui conduit à une gestion de trésorerie optimale. Mais il ne donne qu’une vision approximative du déroulé de l’exercice, toutes les opérations n’ayant pas été réglées.

Comptabilité de trésorerie : de quoi parle-t-on ?

La comptabilité de trésorerie (ou “simplifiée”) désigne une méthode comptable dont le but est d’enregistrer les flux financiers de l’entreprise, mais de façon simplifiée. En effet, durant l’exercice, seuls les mouvements d’argent sont reportés dans les journaux comptables, en se fiant uniquement aux dates des paiements, donc sans tenir compte des créances et des dettes qui n’ont pas encore été payées – celles-ci étant notées lors de la clôture.

Les écritures comptables sont faites de la façon suivante :

• Les encaissements concernent toutes les sommes mentionnées au crédit des relevés bancaires (virements reçus, chèques endossés, espèces encaissées, paiements par carte bancaire). Ils sont saisis dans les comptes de recettes (classe 7).
• Les décaissements correspondent aux sommes mentionnées au débit des relevés bancaires (paiements émis, rémunérations versées ou remboursements des prêts, par exemple). Ils sont saisis dans les comptes de charges (classe 6) ou d’immobilisations (classe 2).

Quelles entreprises sont concernées ?

La tenue d’une comptabilité simplifiée est réservée à certaines entreprises en fonction de leur activité et de leur régime d’imposition, indépendamment de leur forme juridique ou de leur taille (entrepreneur individuel, PME, TPE, grand groupe). Sont concernées :

• Par défaut, les entreprises qui relèvent des bénéfices non commerciaux (BNC) et sont soumises au régime de la déclaration contrôlée pour l’imposition de leurs revenus. Cette catégorie inclut tout personne qui exerce une activité professionnelle non commerciale, à titre individuel ou en tant qu’associée, ainsi qu’une profession libérale (article 91 du Code général des impôts). Il reste possible d’opter pour une comptabilité d’engagement sur demande.
• Sur option, les entreprises qui relèvent des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et sont soumises au régime réel simplifié pour l’imposition de leurs revenus. Cette catégorie inclut les personnes physiques qui exercent une activité commerciale, industrielle ou artisanale (article 34, 35 et 35A du Code général des impôts).

Quels sont les avantages de cette méthode comptable ?

Cette méthode de comptabilité offre plusieurs avantages, à commencer par la simplicité de son fonctionnement : il suffit d’enregistrer en cours d’année les mouvements entrants et sortants, en suivant chaque relevé bancaire et, le cas échéant, le livre de caisse. Cela implique un volume d’écritures comptables réduit, et permet de gagner du temps sur la gestion de la trésorerie, tout en économisant sur les honoraires de l’expert-comptable (celui-ci ayant moins de travail à effectuer).

Autres avantages : 

• Le classement des pièces est extrêmement simplifié, puisqu’il s’agit de traiter les ventes et les achats de manière chronologique. L’utilisation de logiciels de comptabilité permet d’automatiser la récupération des relevés bancaires, ce qui limite aussi les opérations de saisie comptable.
• Cette méthode de comptabilité permet d’établir un budget prévisionnel en analysant l’activité de façon purement comptable, afin de formuler des prévisions de trésorerie, et ainsi de prendre des décisions optimales. Il suffit de recenser les recettes et encaissements à venir (créances clients, emprunts, apports et autres) ainsi que les sorties d’argent prévues (coûts liés au matériel à acheter, dettes fournisseurs, salaires, charges sociales, investissement, impôts et taxes, dividendes, remboursements d’emprunts). Notez qu’un budget prévisionnel d’association est établi de la même manière.

Mais ce mode d’enregistrement revêt aussi des inconvénients : pas de suivi des factures non réglées, pas de déduction des dépenses non honorées du résultat en fin d’exercice, et une visibilité réduite sur les créances ainsi que sur le besoin en fonds de roulement (BFR). De plus, le bilan et le compte de résultat ne reflètent pas exactement le déroulé de l’exercice, puisque toutes les opérations n’ont pas été réglées. Enfin, les déclarations de TVA deviennent plus complexes, car elles incluent des transactions qui n’ont pas été intégrées à la comptabilité (sauf à opter pour un régime simplifié de TVA, avec une déclaration annuelle).

Comment tenir une comptabilité simplifiée ?

Cette méthode repose sur un principe simple : répertorier les flux financiers dans un journal comptable, en tenant compte uniquement de la date de paiement (de la part de l’entreprise au fournisseur, ou de la part du client à l’entreprise). En substance, voici ce qu’il faut retenir :

• Les relevés bancaires sont classés par ordre chronologique, idéalement tous les mois ou tous les 15 jours (en fonction de la périodicité de l’envoi des relevés).
• Les opérations sont saisies de la même manière (ligne par ligne), en respectant cet ordre chronologique, et en mentionnant les dates indiquées sur les relevés.
• Les enregistrements doivent indiquer le type d’opération (achat ou vente) et le mode de règlement utilisé (paiement par carte, virement, chèque, espèces ou autre).
• Les opérations sont ventilées dans les comptes afférents (classe 7 pour les rentrées d’argent, et classe 6 ou 2 pour les charges, en fonction de leur nature).
• Les relevés doivent être accompagnés des pièces justificatives qui correspondent aux opérations comptabilisées : factures, échéanciers, quittances ou autres. Ces justificatifs sont également classés par ordre chronologique et associés aux bons relevés.

Une fois saisis, il ne reste plus qu’à annoter et numéroter les justificatifs comptables. Les dettes et les créances ne sont enregistrées qu’à l’issue de l’exercice.

Sources

• Obligations comptables d’une société commerciale : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F37169
• Code de commerce, art. L123-25 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000028556295/2015-08-08
• Obligations de tenue d’une comptabilité : https://normandie.dreets.gouv.fr/sites/normandie.dreets.gouv.fr/IMG/pdf/obligations_comptables_031019.pdf
• Code général des impôts, art. 34 à 35A : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006069577/LEGISCTA000006197182/#LEGISCTA000006197182
• Code général des impôts, art. 92 : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006069577/LEGISCTA000006191576