Comment créer une agence d’événementiel ?

Vous rêvez d’organiser des événements à grande échelle, de vous lancer dans la préparation et la décoration de mariages ou encore d’animer des soirées d’entreprise ? Créer son entreprise d’organisation d’événements est une aventure passionnante, mais qui demande d’en comprendre les rouages pour garantir la réussite de votre projet. Entre des concurrents bien établis, la gestion de la relation avec les prestataires et les fournisseurs ou encore les animations, chaque détail compte. Étude de marché, business plan, frais annexes, choix du statut juridique, etc., Keobiz vous explique les étapes à suivre pour créer une agence d’événementiel performante !

Les qualités requises pour créer une boîte d’événementiel

Pour prospérer dans votre activité, vous devez rassembler un ensemble de compétences et de qualités personnelles. Si certains traits peuvent être développés au fil du temps, d’autres sont essentiels dès le départ pour devenir un organisateur d’événements hors pair !

• Une organisation sans faille : chaque événement repose sur une planification rigoureuse. Vous devez être capable de coordonner plusieurs acteurs (prestataires, fournisseurs, équipes techniques) tout en respectant des délais souvent serrés.
• Une grande créativité : la réussite de votre agence événementielle repose en grande partie sur votre capacité à proposer des idées uniques et mémorables qui séduisent votre clientèle et se démarquent de la concurrence.
• Une passion pour l’événementiel : la profession nécessite une implication personnelle forte. Vous serez amené à organiser des événements le soir, les week-ends, les jours fériés, etc. Ce qui demande d’être vraiment passionné.
• Une excellente communication : c’est une qualité essentielle pour maintenir un bon relationnel avec vos clients et tous les acteurs et services du secteur.
• Une capacité à gérer le stress : les imprévus sont courants dans ce secteur. Vous devrez trouver des solutions rapidement et rester calme en toutes circonstances.

Les différents types d’événements et leur réglementation

Lorsque vous vous lancez dans l’événementiel, vous pouvez choisir de couvrir une large gamme d’événements ou vous spécialiser dans un domaine précis. Voici un petit tour d’horizon des différentes activités que vous pourriez organiser.

• Les événements privés : mariages, anniversaires, baptêmes, enterrements de vie de jeune fille ou de jeune garçon, etc.
• Les événements professionnels ou politiques : séminaires, conférences, débats, lancements de produits, soirées d’entreprise, etc.
• Les événements culturels : concerts, festivals, expositions, etc.
• Les événements sportifs : compétitions, galas, courses, etc.

Chaque type d’événement est soumis à un cadre réglementaire spécifique. Renseignez-vous bien sur les réglementations en vigueur avant d’organiser le moindre événement ! Par exemple, certaines activités comme les spectacles pyrotechniques ou la diffusion de musique amplifiée nécessitent des autorisations administratives. De même, les manifestations sportives ou festives qui se déroulent sur la voie publique doivent être déclarées au préalable à la préfecture.

En tant qu’organisateur, vous devez également prendre conscience des risques potentiels et assurer la protection des participants. Qu’il s’agisse de gérer les flux de visiteurs, de prévenir les risques d’incendie ou de garantir des installations conformes.

Les étapes clés pour créer une agence d’événementiel

Créer une boîte d’événementiel c’est transformer une idée en projet concret et viable. Étude de marché, business plan, démarches administratives… chaque étape est essentielle pour poser les bases d’une activité pérenne et performante.

Réaliser l’étude de marché et le business plan de l’agence événementielle

Avant toute chose, vous devez faire une étude de marché approfondie pour analyser la demande et identifier les besoins spécifiques du secteur événementiel dans votre région ou au niveau national. Cela consiste à repérer les segments d’événements les plus porteurs (mariages, conférences, événements sportifs, etc.) et à évaluer les attentes des clients potentiels. Vous devez également étudier vos concurrents directs, en analysant leur positionnement, leurs prestations phares et leurs stratégies de communication.

Sur la base de cette analyse, élaborez un business plan solide. Il vous aidera à définir votre stratégie d’entreprise. Le plan d’une agence événementielle doit inclure :

• La description de votre activité.
• Le profil de vos cibles (BtoB, BtoC, etc.).
• Vos offres et vos prix.
• Vos prévisions financières (bilan prévisionnel) et votre plan de financement.

Ce document vous permettra également de calculer les investissements initiaux nécessaires, de planifier vos ressources humaines et matérielles, et d’envisager les perspectives de rentabilité à court et long terme. C’est aussi lui qui vous permettra de convaincre des investisseurs ou des banques si vous sollicitez un financement.

Estimer les frais annexes : sécurité, assurance civile professionnelle, publicité, etc.

Souvent sous-estimés, les frais annexes peuvent pourtant peser sur votre budget. À moins de vous lancer à domicile, vous aurez besoin d’un local et de matériel informatique. Vous devrez aussi souscrire une assurance civile professionnelle. Cette assurance vous protège en cas de dommages matériels ou corporels causés à des tiers lors de vos événements. Elle est souvent obligatoire pour l’organisation de certains types d’événements.

La sécurité est également une dépense incontournable si vous organisez des événements publics ou de grande envergure. Cela peut inclure la présence d’agents de sécurité, la location de matériel tel que des barrières, ou encore la mise en place de protocoles de prévention des incidents.

Enfin, les investissements en communication ne sont pas à négliger. La création d’un site internet est indispensable, sans oublier les outils en ligne et le prix de la publicité marketing : cartes de visite, flyers, campagne Google Ads, etc.

Choisir le statut juridique de son entreprise d’événementiel

Le choix du statut juridique est une étape essentielle pour créer une boîte d’événementiel. Voici les options les plus courantes :

• Le régime de la micro-entreprise : travailler en tant qu’auto-entrepreneur (ou micro-entrepreneur) est idéal pour démarrer avec un investissement limité. Ce statut est simple à gérer, mais il plafonne le chiffre d’affaires annuel à 77 700 € et ne permet pas de déduire les charges, lesquelles peuvent être importantes dans l’événementiel.
• L’entreprise individuelle : elle offre une plus grande liberté, mais n’isole pas vos biens personnels des risques liés à votre activité.
• La SARL (société à responsabilité limitée) : ce statut convient aux projets nécessitant des investissements plus importants. Il protège vos biens personnels et facilite la collaboration avec d’autres associés.
• La SAS (société par actions simplifiée) : souple et adaptée aux projets ambitieux, la SAS (ou SASU si vous êtes seul) est un bon choix si vous prévoyez une forte croissance.

Immatriculer son entreprise d’événementiel auprès du guichet unique

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, toutes les démarches de création d’entreprise, y compris pour les agences événementielles, se font via le guichet unique. Gérée par l’INPI, la plateforme centralise l’ensemble des formalités des entreprises. Une fois votre immatriculation validée, vous obtiendrez votre numéro SIRET, indispensable pour démarrer votre activité.

Protéger la marque de son agence événementielle

Le choix du nom de votre agence est une étape essentielle de votre stratégie marketing. Ce nom doit être évocateur, mémorable et aligné sur vos valeurs. Avant de l’utiliser, vérifiez bien sa disponibilité auprès de l’INPI et pensez à le déposer pour protéger votre marque. Cela vous permettra d’éviter toute concurrence déloyale et de renforcer votre crédibilité auprès de vos clients et partenaires.

Créer une agence d’événementiel est une aventure passionnante qui nécessite de la rigueur, de la créativité et une solide organisation. En suivant les étapes clés et nos conseils, vous pourrez mener un projet durable et compétitif. Pour optimiser vos démarches et maximiser vos chances de succès, n’hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents, comme un expert-comptable qui vous guidera tout au long du processus. Lancez-vous et faites de vos évènements des moments inoubliables pour vos clients !