Les formalités de prélèvement des clients : ce qu’il faut savoir

Différents moyens de paiement sont possibles entre professionnels en France, et le prélèvement bancaire en fait partie. Souvent employé par les particuliers pour payer des factures récurrentes, il peut aussi être utilisé entre les entreprises dans le cadre de leurs transactions. C’est d’ailleurs un excellent moyen pour s’assurer du bon paiement des factures (vos clients ne peuvent pas « oublier » de vous régler), donc sans passer par un processus de recouvrement, et pour faciliter l’identification des sommes reçues. En outre, ce mode de paiement fonctionne entre tous les pays européens, ce qui simplifie grandement les échanges intracommunautaires. Quelles sont les formalités à connaître pour le mettre en place ? Et peut-on obliger un client à payer par prélèvement ? C’est ce que nous allons voir.

En résumé :

• Le prélèvement bancaire consiste à demander à la banque de prélever la somme due sur le compte du débiteur et de la transférer vers celui de l’entreprise créancière. Il peut s’agir d’un prélèvement unique ou d’un prélèvement automatique récurrent.
• Pour pouvoir le mettre en place, l’entreprise doit obtenir un numéro ICS, créer une Référence Unique de Mandat, puis faire remplir et signer un mandat SEPA à son client.
• Il est impossible d’imposer à un client le recours au prélèvement bancaire comme mode de règlement.

Comment fonctionne le prélèvement SEPA ?

Un prélèvement bancaire est un mode de paiement qui consiste à transférer des sommes d’un compte vers un autre compte, sans passer par un règlement par carte bancaire, par chèque ou en espèces. Ce moyen de règlement est bien connu des particuliers comme des entreprises. Toutefois, depuis le 1^er août 2014, on parle de « prélèvement SEPA » pour désigner l’ensemble des transferts de fonds réalisés dans la zone euro, effectués au format SEPA (Single Euro Payments Area) sur indication préalable des coordonnées bancaires internationales.

Ce mode de paiement a l’avantage de fonctionner dans l’ensemble des pays de la zone euro, qui comprend tous les États membres de l’UE et/ou de la communauté économique européenne (dont Monaco, la Suisse et le Liechtenstein).

Ce faisant, le prélèvement est initié par le créancier pour le montant spécifique d’une facture. La banque prélève le compte bancaire du débiteur et transfère la somme d’argent vers celui du créancier. Elle se fonde, pour cela, sur un mandat signé par le débiteur qui autorise le créancier à effectuer une opération de prélèvement sur son compte.

Le mandat comprend :

• la référence unique de mandat (RUM),
• les coordonnées du créancier,
• l’identifiant du créancier SEPA,
• et diverses mentions obligatoires.

Il est valable le temps d’un seul prélèvement (ponctuel) ou jusqu’à révocation de l’accord du débiteur, dans le cadre d’un prélèvement automatique.

Quelles sont les formalités de prélèvement bancaire ?

Le prélèvement diffère du virement sur un point crucial : c’est le créancier qui demande à prélever le montant dû auprès de la banque de l’acheteur, et non pas le débiteur qui choisit d’envoyer l’argent par lui-même. Le prélèvement est donc effectué par l’entité qui reçoit l’argent. Ce qui nécessite, au préalable, d’obtenir une autorisation de prélèvement de la part du débiteur : comme le prévoit le Code monétaire et financier (art. L133-6 et suivants), « une opération de paiement est autorisée si le payeur a donné son consentement à son exécution ».

Plusieurs formalités doivent être accomplies par votre entreprise pour mettre en place un prélèvement automatique ou ponctuel. Vous devez :

• Demander un numéro de créancier SEPA ICS auprès de votre banque. Il est délivré par la Banque de France.
• Créer une Référence Unique de Mandat (RUM) pour chaque mandat, c’est-à-dire pour chaque client ayant accepté de vous régler par ce biais. Cette RUM (composée librement par l’entreprise et comprenant 35 caractères latins) doit être communiquée au client et figurer sur chaque facture.
• Demander au client concerné de remplir et de signer un mandat : ce document vous autorise à demander le débit de son compte conformément à vos instructions. Ce mandat mentionne le numéro ICS et le RUM.
• Transmettre le mandat à votre banque, qui le communiquera à celle du débiteur. On parle d’ « émission d’un ordre de prélèvement SEPA ».
• Informer le client au moins 14 jours avant la date du prélèvement (ou avant chaque date dans le cas d’un prélèvement automatique, selon ce que prévoit l’échéancier mis en place).

Si vous avez suivi ces étapes, votre client sera débité comme convenu – sauf opposition de sa part.

Peut-on obliger un client à payer par prélèvement ?

Compte tenu des nombreux avantages de ce mode de règlement, vous pourriez avoir le désir de l’imposer à vos partenaires commerciaux. Or, c’est impossible : une entreprise ne peut pas forcer un client (professionnel ou particulier) à adopter un mode de paiement spécifique, car cela constituerait une rupture d’égalité. Comme le prévoit un avis de la Commission d’examen des pratiques commerciales daté de mars 2017, le choix du mode de paiement doit être librement négocié entre les parties.

En revanche, vous avez la possibilité d’opposer un refus à un moyen de paiement proposé par un client. En contrepartie, vous devez suggérer des modes de règlement accessibles : paiement par chèque, paiement par espèces, paiement par virement ou par application mobile.

Sources :

• Prélèvement bancaire : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F20752
• Virement VS prélèvement bancaire : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1424
• Prélèvement SEPA : https://www.banque-france.fr/fr/a-votre-service/particuliers/mieux-connaitre-moyens-paiement/prelevement-sepa
• Code monétaire et financier, art. L133-6 et suivants : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000020861629/
• Avis numéro 17-6 relatif à une demande d’avis d’un professionnel sur l’imposition d’un mode de règlement : https://www.economie.gouv.fr/cepc/avis-numero-17-6-relatif-a-demande-davis-dun-professionnel-sur-limposition-dun-mode-reglement