Ouvrir un espace de coworking : le guide pratique pour vous lancer

Le monde du travail a évolué : le nombre de freelances a fortement augmenté ces dernières années, pour atteindre 3,3 millions de personnes en 2023. De plus, avec la pandémie de Covid-19, le télétravail est devenu une norme : près de la moitié des entreprises l’ont intégré, au moins de manière partielle. Ce changement explique le succès des espaces de travail partagés, qui fleurissent en centre-ville comme dans les zones rurales : des locaux où les professionnels de tous bords peuvent se réunir. Dans ce contexte, ouvrir un espace de coworking constitue un excellent projet entrepreneurial. Quelles sont les étapes à suivre pour y parvenir ? Keobiz vous aide à faire le point. 

Pourquoi proposer un espace de coworking ?

Un espace de coworking est un lieu dans lequel les professionnels peuvent travailler en toute autonomie en dehors de leur domicile, mais aussi échanger des idées, collaborer, ou simplement se plonger dans un environnement stimulant et propice à la concentration. Il s’agit généralement d’un bâtiment, ou d’une portion de bâtiment, comprenant des locaux calqués sur le principe de l’open space, avec des postes de travail, mais aussi des bureaux fermés et des salles dédiées à différentes fonctions.

Le coworking offre de multiples avantages pour les professionnels :

• Le fait de travailler en compagnie d’autres personnes dans la convivialité, de rompre l’isolement propre au freelance, et de baigner dans un environnement stimulant.
• Le partage d’expérience et de bonnes pratiques, y compris au contact de dirigeants évoluant dans des domaines d’activité différents. De quoi favoriser le networking (ou « réseautage ») et s’entourer d’une communauté active.
• L’accès à un working space personnel, à des salles de réunion, à du matériel informatique (connexion Wi-Fi très haut débit, imprimantes, scanners) et à des commodités diverses (salles de réunion, espace détente, cuisine). Ce qui permet, par exemple, de recevoir des clients dans un cadre professionnel.
• Le coût réduit par rapport à la location d’un local individuel.
• La souplesse de ce type de location professionnelle, qui donne la possibilité de louer un bureau au mois, à la semaine, à la journée, voire pour quelques heures seulement. Et l’accès, au besoin, à des bureaux fermés, isolés des autres et du bruit ambiant.

Il est donc pertinent de vouloir ouvrir un espace de coworking, surtout dans le contexte actuel. En effet, le monde du travail est en pleine évolution : il est désormais plus facile (et plus tentant) de se lancer dans l’entrepreneuriat, et le contexte économique favorise les idées de commerce qui valorisent l’innovation. C’est que la pandémie est passée par là, transformant les besoins, mais aussi les solutions, comme on a pu le voir à travers les nouveaux concepts de restauration (à l’image de l’essor des dark kitchens qui n’ont même pas de salle pour recevoir du public). Ces changements touchent tous les secteurs d’activité et apportent de multiples avantages en bousculant le modèle économique de l’entreprise : une meilleure productivité, plus de flexibilité pour les entrepreneurs comme pour les salariés, une créativité stimulée par le biais d’échanges plus variés dans les espaces de coworking, des coûts moindres pour les sociétés, et même une réduction de l’absentéisme au travail.

Quelles sont les étapes à suivre pour ouvrir un espace de coworking ?

Alors, comment ouvrir votre propre espace de travail partagé ? Le chemin à suivre se découpe en plusieurs étapes clés, que nous allons explorer dans le détail.

1. Trouver le bon concept

Le principe du coworking repose sur une base simple, à partir de laquelle chacun(e) est libre d’édifier son propre projet. En effet, il existe une multitude d’approches possibles, et rien ne vous interdit d’inventer votre concept bien à vous, afin de vous démarquer de la concurrence. Quelques exemples :

• Des locaux réservés à une catégorie professionnelle spécifique, par exemple : entreprises innovantes, start-up, freelances, ou métiers du web.
• Des locaux offrant des services adaptés aux besoins de certains métiers, comme des ateliers pour les artisans, ou des options variées de configuration des bureaux pour les créatifs.
• Des locaux comprenant des espaces réservés aux femmes.
• Un local de type « café » dans lequel les coworkers peuvent s’installer pour quelques heures et accéder à une restauration rapide, avec une facturation au temps passé.
• Un centre hybride ciblant une clientèle mixte : des indépendants jusqu’aux grandes entreprises.
• Des locaux installés dans des établissements hôteliers, par exemple : un espace dédié aux freelances au sein d’un grand hôtel.
• Un positionnement premium axé sur le bien-être, en proposant une gamme de services afférents : restauration bio, activités sportives, ou encore espace pour faire la sieste.
• Un coworking écologique offrant des transports doux, avec la mise à disposition de vélos ou de trottinettes électriques pour les déplacements.

Vous pourrez ensuite vous appuyer sur votre concept et sur l’originalité de votre offre pour concevoir votre stratégie de communication et attirer les premiers membres de votre espace de coworking. Mais dans tous les cas de figure, il est essentiel d’en évaluer la validité avant de vous lancer. C’est l’objet de l’étude de marché – et de l’étape suivante.

2. Réaliser une étude de marché et un business plan

Tout projet entrepreneurial passe par la réalisation d’une étude de marché, puis d’un business plan.

• L’étude de marché vise à évaluer la viabilité de votre projet de création d’entreprise, et à vous assurer qu’il existe une réelle opportunité commerciale. Cette étude doit vous aider à répondre à une batterie de questions. À quoi ressemble le marché dans la zone ciblée ? Est-ce que le besoin existe ? Quels concurrents sont présents ? Quelles sont les attentes des clients potentiels ? Quels services devez-vous proposer pour sortir du lot ? Quels tarifs pouvez-vous pratiquer ?
• Le business plan est un document synthétique qui présente le projet, expose le concept, avance une prévision financière sur les 3 à 5 années qui suivent, et reprend les conclusions de l’étude de marché. Ce plan vous permet d’évaluer vos besoins financiers et de garantir la viabilité économique de votre projet. Il vous aidera également à convaincre les banques et/ou les investisseurs de vous faire confiance.

3. Trouver le bon local pour s’implanter

Le choix du local commercial est déterminant pour un grand nombre d’activités, dès lors qu’il s’agit de recevoir du public. Mais pour un espace de coworking, c’est encore plus important : la qualité du local est LE levier de réussite par excellence. À ce titre, il y a quatre facteurs à prendre en compte.

• La capacité du local : celui-ci doit être assez grand pour accueillir plusieurs espaces de travail (comptez entre 4 et 7 m² par poste de travail, et 10 m² au moins pour un bureau individuel) et comprendre, au minimum, une zone (fermée) dédiée aux réunions, une cuisine et des toilettes.
• La destination du local : si vous louez des espaces vides de toute utilisation, ou qui ont servi à tout autre chose, il faudra prévoir de lourds investissements afin d’aménager l’espace de travail. Une bonne solution consiste à reprendre un coworking existant ou à louer d’anciens bureaux vides qui intègrent déjà une partie du matériel nécessaire.
• L’accessibilité : il est essentiel que les locaux soient aisément accessibles, qu’ils soient proches des stations de transport et des axes routiers, et qu’ils soient bien desservis.
• La qualité de l’environnement : le dynamisme du quartier est un gros « plus », notamment la présence de commerces et de lieux de restauration à proximité immédiate, surtout pour les freelances. Par ailleurs, si vous ciblez une clientèle constituée essentiellement de sociétés, il peut être préférable de vous installer dans une zone d’activités ou dans un centre d’affaires.

4. Chercher des financements

La question du financement est essentielle, car vous devez prévoir un investissement initial assez important : une somme suffisante pour louer des locaux, souscrire les assurances indispensables, et couvrir les frais de départ (aménagement des bureaux, mise en place de l’infrastructure technique, achat des équipements et du matériel, frais marketing). Sans compter qu’il vous faut pouvoir financer votre activité le temps de générer des revenus, ce qui peut prendre plusieurs mois.

Quels sont les leviers pertinents pour trouver des financements ?

• Le prêt bancaire, octroyé par un établissement de crédit sur la base d’un business plan solide.
• Les fonds avancés par les investisseurs professionnels, qu’ils soient publics (comme Bpifrance) ou privés (fonds d’investissement ou business angels).
• Les prêts d’honneur accordés en guise d’apport.
• Le microcrédit, accordé par des organismes qui se dédient au financement des entreprises pour lesquelles le crédit classique n’est pas accessible.
• Les aides à la création ou à la reprise d’une entreprise, comme l’Acre et l’Arce.
• Une campagne de financement participatif (crowdfunding), une solution intéressante si votre projet porte une dimension innovante.
• Vos fonds propres, c’est-à-dire : votre propre argent.

5. Créer l’entreprise

C’est un passage obligé pour l’ouverture d’un espace de coworking : vous devez créer une structure juridique. Cela suppose d’identifier le statut adéquat, puis de procéder aux démarches indispensables pour immatriculer votre activité.

• Le choix du statut juridique. La forme sociale confère un cadre légal à votre activité. Le choix dépend grandement de votre projet, selon que vous comptez vous lancer seul(e) (entreprise individuelle, SASU, EURL) ou à plusieurs en créant une société (SARL, SAS, SA, SNC).

• Les formalités de création. Quelle que soit la forme juridique que vous avez choisie, les démarches de création d’entreprise se déroulent en ligne, via le guichet unique des formalités des entreprises. Il vous suffit de compléter le questionnaire et de transmettre les pièces justificatives demandées (notamment une pièce d’identité et un justificatif de domiciliation pour l’entreprise). Ces formalités sont gratuites.

6. Aménager l’espace de travail

L’ultime étape consiste à aménager l’espace de travail de façon à accueillir vos premiers clients. C’est un point clé : il faut non seulement que les coworkers aient accès au matériel indispensable, mais aussi qu’ils se sentent bien dans vos locaux. Voici quelques éléments essentiels à prendre en compte :

• La configuration des espaces doit être pensée de manière à satisfaire tous les besoins. En marge de l’open space, prévoyez des zones closes (bureaux individuels) ou plus intimes (postes de travail séparés par des cloisons amovibles) pour les clients qui n’aiment pas se mélanger.
• La connexion internet doit être irréprochable : c’est l’outil de travail principal de vos clients. Investissez dans un abonnement professionnel afin de disposer d’un débit élevé, mais aussi de pouvoir compter sur une intervention technique rapide en cas de coupure.
• Le matériel doit être au rendez-vous. Prévoyez au moins une imprimante, un scanner, un vidéoprojecteur et un tableau blanc (le tout en plusieurs exemplaires si vous louez de grands espaces ou si vous vous étendez sur plus d’un étage). Pensez aussi aux appareils de confort : frigo, cafetière et four à micro-ondes dans la cuisine, climatisation, jeux et loisirs pour les pauses détente, technologies domotiques, et autres.
• La décoration doit rester sobre, tout en étant attractive et stimulante. Au besoin, faites appel aux services d’un décorateur d’intérieur qui saura vous conseiller.