Recouvrement de factures impayées : les étapes pour obtenir ses paiements

La gestion des impayés constitue un problème récurrent (et majeur) pour les entreprises comme pour les indépendants. Pour recouvrer les sommes dues, vous devez suivre une procédure bien codifiée qui passe par quatre étapes successives : d’abord, une analyse de la situation. Ensuite, un échange amiable, afin de préserver la relation avec le client. Puis, une mise en demeure de payer. Et enfin, un recouvrement judiciaire confié à la juridiction compétente. À quel moment peut-on considérer qu’une facture est impayée ? Comment mettre en place une procédure de recouvrement des impayés ? Et comment se prémunir contre ce type de situation qui peut lourdement impacter votre entreprise et remettre en cause sa pérennité ? Keobiz vous dit tout.

Factures impayées, délais de paiement et pénalités : que faut-il savoir ?

Avant de parler de recouvrement d’impayés, il faut comprendre ce qu’est un impayé. L’activité d’une entreprise implique l’échange de biens ou de services contre des sommes d’argent : la procédure de facturation permet alors d’obtenir le prix convenu, en contrepartie du bien ou du service vendu. Mais il arrive que le client ne procède pas au paiement, quelle qu’en soit la raison – oubli, manque de finances, difficultés passagères ou autre. Dans quel cas de figure une facture devient-elle impayée ? Quels sont les délais prévus et les sanctions à appliquer ?

Créancier, créance, débiteur : un rappel des termes importants

Trois termes essentiels sont à connaître pour bien saisir la procédure pour recouvrer les créances :

• Le créancier est le titulaire de la créance, celui ou celle à qui l’on doit la somme d’argent.
• Le débiteur est le titulaire de la dette, celui ou celle qui doit payer le montant convenu.
• La créance désigne un droit permettant au créancier d’exiger le paiement de la dette.

À partir de quel moment une facture est-elle considérée comme impayée ?

Pour qu’une facture soit considérée comme impayée, elle doit réunir trois conditions : 

• Elle doit être certaine, c’est-à-dire correspondre à une dette qui existe de façon actuelle et incontestable. Il faut être en mesure de prouver la validité de la créance, notamment à l’aide d’une facture impayée.
• Elle doit être liquide, ce qui signifie que le montant de la créance doit être déterminé clairement et précisément. Le montant exigé ne doit pas résulter d’une simple estimation.
• Elle doit être exigible, ce qui implique que tous les délais de paiement accordés au débiteur doivent être expirés. C’est seulement à l’expiration du dernier délai accordé que l’arriéré commence, et que la facture devient exigible.

Quels sont les délais officiels de paiement ?

Pour qu’une facture soit exigible, la date limite de paiement doit être échue. Mais justement, quel est le délai de paiement d’une facture ? En France, il est de 30 jours par défaut, à compter de la réception de la marchandise, de la réalisation de la prestation ou de la réception de la facture (en fonction de ce qui a été prévu par les parties), mais il est susceptible de varier en fonction de la nature des produits ou des services vendus. Toutefois, il ne peut pas dépasser 60 jours, et jusqu’à 90 jours dans le cas d’une transaction avec un pays hors UE : cette règle a été instaurée pour soulager la trésorerie des entreprises. C’est à compter de l’expiration de ce délai légal que vous pouvez appliquer des pénalités et lancer la procédure.

Quelles pénalités peut-on appliquer en cas de retard ?

En cas de retard de paiement, l’entreprise est en droit de prévoir des pénalités : une sanction pécuniaire s’applique alors pour chaque jour de retard. Elles doivent toutefois être inscrites dans les conditions générales de vente, et leur taux est déterminé par celui de la Banque centrale européenne : 

• Au 1^er semestre, il correspond au taux directeur de la BCE en vigueur au 1^er janvier de l’année en cours (4,5 % en 2024). On ajoute ensuite 10 %.
• Au 2^e semestre, il correspond au taux directeur de la BCE en vigueur au 1^er juillet de l’année en cours (4 % en 2024). On ajoute ensuite 10 %.

La formule à appliquer est la suivante : (montant TTC ou HT de la créance x taux applicable sur la période) x (nombre de jours de retard / 365)

Il est possible d’ajouter à ces pénalités une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier, d’un montant de 40 €, à condition d’être mentionnée dans les CGV et sur les factures. Elle s’applique une seule fois par facture, et seulement dans le cadre d’une relation commerciale avec un professionnel (cela ne fonctionne donc pas pour une prestation). En cas de procédure judiciaire de recouvrement, cette indemnité sera récupérée en même temps que la somme due.

Quelle est la procédure de recouvrement des impayés ?

En cas de créance due par votre client à la suite d’une vente de marchandises ou d’une prestation, le recouvrement peut devenir incontournable, afin que le manque à gagner ne pèse pas sur votre trésorerie. La procédure de recouvrement consiste, pour le créancier, à mettre en place différentes actions afin d’obtenir le paiement, tout en essayant de maintenir une relation commerciale avec le débiteur, malgré le litige. Cela en revient à privilégier des demandes amiables, avec au besoin l’envoi d’une lettre de relance. Si la discussion amiable n’aboutit pas, il devient nécessaire d’en passer par une procédure d’injonction (l’émission d’une ordonnance d’injonction de payer), ou par une procédure judiciaire en dernier recours, avec intervention d’un commissaire de justice : on parle alors de recouvrement judiciaire. Sachant que le recouvrement de créances peut aussi donner lieu au versement de pénalités de retard. Voyons cela dans le détail, étape par étape.

1. L’analyse de la situation

La première étape consiste à analyser la situation avec soin. Quelle peut être la cause de ce retard de la part de votre client ? Ce dernier est-il coutumier des impayés, ou est-ce une exception ? À combien s’élève l’impayé et quel est son poids sur vos finances ? En somme, pouvez-vous lui laisser plus de temps ou pas ?

Ce bilan vous permettra de comprendre le contexte et d’établir un plan d’action. En effet, vous n’allez pas agir de la même manière pour un impayé ponctuel, dû à un client sérieux qui n’a jamais connu de retard, et pour un impayé faisant suite à une série d’arriérés de la part d’un débiteur qui ne répond pas à vos demandes répétées.

2. La procédure amiable

Lorsque vous constatez un impayé, il est important de commencer par une tentative de résolution à l’amiable. Il y a de fortes chances pour que votre client soit de bonne foi : il n’a pas reçu la facture, il y a une mésentente sur les délais de paiement, ou son service comptabilité a oublié la créance. C’est aussi une manière de préserver de bonnes relations avec votre interlocuteur.

La procédure amiable consiste à relancer le client une fois l’échéance arrivée, avec un simple rappel par téléphone, par email ou par courrier postal. Vous pouvez aussi envoyer une lettre de relance (idéalement en recommandé avec accusé de réception) si vos précédentes démarches n’ont pas abouti. Dans tous les cas, vous devez rappeler au débiteur :

• la date d’émission de la facture ;
• le numéro de la facture ;
• le montant dû ;
• les délais de paiement prévus, la date d’échéance et le nombre de jours de retard ;
• les éventuelles sanctions mises en place.

Si vous savez que votre client a des difficultés financières, vous pouvez aussi lui proposer un nouveau délai de paiement à respecter.

3. La mise en demeure

Il arrive qu’un débiteur refuse d’obtempérer ou qu’il fasse la sourde oreille, ce qui conduit à faire passer le recouvrement de créances dans une autre dimension : celle de la justice. La mise en demeure de payer est l’ultime étape du litige avant la procédure judiciaire : il s’agit d’un levier amiable, mais cette fois, par le biais d’un huissier de justice qui rédige une sommation de payer. En tant que créancier, vous donnez ainsi une dernière chance à votre client de régler sa dette suite à la vente ou à la prestation, en lui rappelant la nature de son obligation et la période accordée pour régulariser sa situation. Au passage, vous lui signalez que sans réponse à la mise en demeure, vous serez dans l’obligation de saisir le tribunal judiciaire afin qu’il prenne en charge la procédure de recouvrement, à commencer par une procédure d’injonction.

4. La voie judiciaire

Si aucune des étapes précédentes n’a permis de régler la situation, il vous reste un ultime recours : la justice. Trois solutions s’offrent à vous :

• Demander au juge du tribunal (judiciaire ou de commerce) de prononcer une injonction de payer. Cette procédure a l’avantage d’être rapide, car le débiteur n’est même pas entendu : le juge prend une décision au regard des seuls éléments versés au dossier. Elle permet d’obtenir un titre exécutoire aboutissant à des saisies si l’ordonnance n’est pas exécutée.

• Demander au juge un référé-provision. Cette procédure est contradictoire, ce qui veut dire que le débiteur est convoqué pour défendre sa position. Dans ce cas particulier, la facture ne doit pas être contestable : vous devez donc apporter des preuves de l’existence de la dette.
• Demander au juge de trancher un conflit au fond – c’est l’assignation en paiement. Le débiteur est convoqué pour faire valoir ses arguments, suite à la délivrance d’un acte par un huissier. Cette démarche est plus classique, mais elle a l’inconvénient d’être longue et coûteuse – il est donc préférable de l’utiliser en dernier recours, si les deux précédentes tentatives n’ont rien donné. Elle peut toutefois aboutir à des sanctions et à l’engagement de la responsabilité contractuelle du débiteur, avec, de son côté, le risque de s’exposer à une saisie de ses biens.

Comment minimiser le risque client et éviter les impayés ?

Le recouvrement d’impayés est une procédure longue, complexe et fastidieuse. Vous risquez de devoir patienter plusieurs mois avant de toucher votre dû (sans certitude de l’obtenir), et ce processus aura certainement un effet négatif sur la relation avec votre client. La meilleure solution, c’est encore d’éviter une telle situation et de vous prémunir contre les risques d’impayés. Voici quelques bonnes pratiques à adopter dans votre entreprise.

• L’enquête de solvabilité consiste à vous assurer de la santé financière de votre client en amont de la transaction, et donc de sa capacité à payer ses factures. Cela vous évite de vous engager dans une relation d’affaires incertaine. Une consultation du site Infogreffe vous permettra de vérifier s’il existe une procédure collective en cours à l’encontre de l’entreprise, et de parcourir ses comptes annuels afin d’évaluer sa situation financière. Sur demande, un commissaire de justice peut aussi prendre en charge une enquête de solvabilité : celle-ci peut être lancée à votre initiative avant de signer quoi que ce soit.
• La mise en place de conditions de vente protectrices. Le cadre contractuel reste un moyen efficace pour se prémunir contre les impayés. Pour cela, vous devez rédiger vos conditions générales de vente avec soin, en prévoyant des délais de paiement et des sanctions. Vous pouvez aussi insérer des clauses préventives, comme une « clause de réserve de propriété » qui vous assure de rester propriétaire de la chose vendue jusqu’à ce que son prix soit entièrement payé. Enfin, pensez à faire signer à votre client un bon de commande ou un devis, afin d’avoir la preuve de son consentement.
• Le recours à des solutions de financement tierces. Une autre manière de contourner les risques d’impayés consiste à avoir recours à des organismes tiers. Vous avez la possibilité de céder vos encours clients à un établissement de crédit (une « cession Dailly »), de vendre vos créances à une société d’affacturage, ou encore de souscrire une assurance-crédit afin de garantir vos factures à hauteur d’un certain encours.
• La gestion comptable du poste client en revient à disposer d’une comptabilité d’encours client parfaitement à jour. Si une créance devient douteuse ou irrécouvrable, votre comptable doit alors procéder à des écritures spécifiques dans le but de la faire sortir de l’actif.