Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous engagez des dépenses : carburant, entretien, assurance, etc. Votre employeur peut vous rembourser ces frais sous forme d’indemnité kilométrique. Le montant du remboursement repose sur un barème kilométrique défini chaque année par l’administration fiscale. Ce barème forfaitaire, souvent appelé barème fiscal, prend en compte la puissance du véhicule en chevaux fiscaux, les kilomètres parcourus à titre professionnel et le type de véhicule (véhicules électriques, motos, deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³, etc.). Selon votre activité professionnelle, vos déplacements professionnels peuvent même être plus avantageux que la déduction forfaitaire de 10 % lorsqu’ils sont déclarés comme frais réels déductibles sur votre déclaration d’impôt. Comment fonctionne le calcul des frais kilométriques ? Comment bénéficier de l’abattement forfaitaire pour frais professionnels ? Réponse dans cet article, avec un simulateur de remboursement des frais kilométriques par l’employeur pour estimer votre indemnité en un clic !

Simulateur de remboursement des frais kilométriques par l’employeur

Pour vous aider à estimer rapidement votre indemnisation, nous mettons à votre disposition un simulateur de remboursement des frais kilométriques par l’employeur.

Le simulateur applique le barème kilométrique en vigueur afin de vous fournir une estimation gratuite et précise de votre indemnité.

Indemnités de frais kilométriques : comment ça fonctionne ?

Afin de mieux comprendre ce dispositif, voici en détail les différents aspects du remboursement des frais kilométriques.

Définition de l’indemnité kilométrique

L’indemnité kilométrique est une compensation versée par l’employeur aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Elle couvre les frais d’amortissement, d’entretien, de carburant et d’assurance.

Cette indemnité est calculée selon un barème kilométrique, mis à jour chaque année. Son montant varie en fonction de la puissance administrative du véhicule (chevaux fiscaux) et de la distance parcourue.

Qui peut bénéficier d’un remboursement des frais kilométriques ?

Tous les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à titre professionnel peuvent bénéficier de l’indemnité kilométrique. Qu’ils soient employés à plein temps, à temps partiel, à mi-temps, en CDI, en CDD ou encore en intérim.

Par contre, le calcul des frais kilométriques diffère selon le taux horaire. Le remboursement est proportionnel au temps de travail du contrat. Par exemple, un salarié à mi-temps peut prétendre à une indemnité de 50 % par rapport à un employé à plein temps.

Enfin, le salarié (ou son conjoint, marié ou pacsé) doit obligatoirement être propriétaire du véhicule. Il ne peut s’agir d’un véhicule prêté ou en location.

Dans le cadre des déclarations d’impôt sur le revenu, la liste des bénéficiaires est plus vaste. Les dirigeants d’entreprise et les entrepreneurs individuels (micro-entrepreneurs y compris) qui doivent se déplacer avec leur véhicule personnel pour leur activité professionnelle peuvent déclarer leurs frais kilométriques dans les frais réels déductibles.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

L’employeur est obligé de rembourser les déplacements professionnels de ses salariés lorsque ces derniers utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Cependant, il existe des circonstances particulières où l’employeur peut refuser le versement de l’indemnité kilométrique. Par exemple, si le salarié dispose d’un véhicule de fonction ou si l’usage de son véhicule personnel n’est pas justifié pour l’activité professionnelle concernée.

L’employeur doit également respecter certaines règles pour éviter tout risque de travail dissimulé :

• Tenir un registre précis des remboursements effectués, avec mention des trajets et des distances parcourues.
• Exiger des justificatifs : facture, note de frais, relevé de kilométrage, etc.
• Respecter le barème kilométrique, afin d’éviter un redressement en cas de contrôle de l’Urssaf.

Bon à savoir :

Le trajet domicile-travail fait aussi partie des frais de transport pris en charge par l’entreprise. Si le salarié utilise un abonnement à la SNCF, à la RATP ou toute autre entreprise de transport public ou un abonnement à un service public de location de vélos, l’employeur doit obligatoirement participer à hauteur de 50 % des frais engagés. En contrepartie, cette prise en charge est exonérée de cotisations sociales. Par contre, si le salarié utilise son véhicule personnel, l’employeur n’est pas tenu de lui rembourser ses frais de carburant.

Les éléments du calcul des frais kilométriques

Le calcul des frais kilométriques repose sur plusieurs critères définis par l’administration fiscale. L’objectif est d’établir un barème kilométrique qui reflète le plus fidèlement possible les dépenses réellement engagées par le salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel. Trois critères principaux influencent le montant de l’indemnité kilométrique :

• La distance parcourue pour des missions professionnelles avec des coefficients dégressifs en fonction des kilomètres effectués.
• La puissance fiscale du véhicule plafonnée à 7 CV.
• Le modèle de véhicule (voiture thermique, hybride, électrique, moto, scooter, etc.).

Outre ces trois éléments, l’administration fiscale intègre également d’autres coûts fixes liés à l’utilisation d’un véhicule :

• L’amortissement du véhicule et sa perte de valeur.
• Le coût de l’assurance annuelle.
• Les frais d’entretien, de réparation et de nettoyage.
• Les dépenses en carburant ou en électricité pour les voitures électriques.

Calcul des frais kilométriques : les barèmes 2024 par type de véhicule

Chaque année, l’administration fiscale réévalue les barèmes kilométriques. Le barème kilométrique 2025 sera publié à la fin du premier trimestre 2025. Ces chiffres seront mis à jour dès sa publication. Sachez également que pour les véhicules électriques (voitures électriques, vélos électriques, etc.), le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

Exemples de calcul des frais kilométriques

Voyons concrètement comment se calcule l’indemnité kilométrique selon le type de véhicule utilisé et le barème forfaitaire en vigueur. Nous prendrons trois exemples :

Une voiture thermique de 5 chevaux fiscaux parcourant 8 000 km par an :

• Jusqu’à 5 000 km : 5 000 x 0,636 = 3 180 €
• De 5 001 à 8 000 km : (3 000 x 0,357) + 1 395 = 2 466 €
• Total : 3 180 € + 2 466 € = 5 646 €

Une voiture électrique de 4 chevaux fiscaux parcourant 12 000 km par an :

• Jusqu’à 5 000 km : 5 000 x 0,606 = 3 030 €
• De 5 001 à 12 000 km : (7 000 x 0,340) + 1 330= 3 710 €
• Sous-total : 3 030 € + 3 710 € = 6 740 €
• Majoration de 20 % pour voiture électrique : 6 740 x 1,2 = 8 088 €

Une moto de 3 chevaux fiscaux parcourant 4 500 km par an.

• Jusqu’à 3 000 km : 3 000 x 0,468 = 1 404 €
• De 3 001 à 4 500 km : (1 500 x 0,082) + 1 158 = 1 281 €
• Total : 1 404 € + 1 281 € = 2 685 €

Comment se faire rembourser de ses frais kilométriques ?

Pour être remboursé de vos frais kilométriques, vous devez respecter une procédure bien définie. En premier lieu, vous devez fournir une note de frais détaillée qui inclut :

• La date et l’objet du déplacement (mission, rendez-vous client, intervention, etc.).
• Le trajet parcouru (lieu de départ et d’arrivée).
• La distance totale en kilomètres.
• Le type de véhicule utilisé (voiture thermique, véhicule électrique, moto, etc.).
• Le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.

Votre employeur peut vous demander d’autres types de justificatifs comme un relevé de compteur kilométrique ou encore les frais de péage d’autoroute.

Une fois la note de frais complétée, transmettez-la à votre employeur pour validation. En règle générale, les entreprises procèdent au remboursement des frais soit directement avec la paie du mois suivant, soit sous forme de virement distinct.

Indemnités kilométriques et impôt sur le revenu : frais réels ou déduction forfaitaire ?

Lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôt sur le revenu, deux possibilités s’offrent à vous : l’abattement forfaitaire de 10 % ou les frais réels déductibles. Voyons quelle solution est la plus avantageuse pour vous selon votre situation.

La déduction forfaitaire de 10 %

Par défaut, l’administration fiscale applique un abattement forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable pour couvrir les frais professionnels (y compris les frais de déplacement). Cette option est automatique et ne nécessite aucune démarche particulière. En 2024, son plafond était de 14 171 € pour chaque membre du foyer fiscal.

La déclaration des frais réels déductibles

Si les frais kilométriques et autres dépenses professionnelles dépassent l’abattement de 10 %, mieux vaut opter pour la déduction des frais réels.

Prenons l’exemple d’un salarié qui déclare un revenu annuel de 35 000 €. Ses frais professionnels (déplacements inclus) sont de 5 000 €.

Option 1 avec abattement fiscal :

• Montant de l’abattement : 3 500 € (10 % de 35 000 €).
• Son revenu imposable après abattement est donc de 31 500 €.

Option 2 en frais réels : en déclarant 5 000 € de frais réels, son revenu imposable est réduit à 30 000 € au lieu de 31 500 € avec l’abattement forfaitaire.

Dans ce cas, il est plus avantageux d’opter pour la déclaration des frais réels, car elle permet une réduction d’impôt plus importante que l’abattement forfaitaire.

Frais kilométriques en cas de contrôle fiscal

L’administration fiscale effectue régulièrement des contrôles sur les frais professionnels déclarés par les salariés et les employeurs. Lors d’un contrôle fiscal, plusieurs points sont passés au crible :

• La cohérence des distances déclarées avec les déplacements professionnels réels.
• L’application correcte du barème kilométrique.
• La présence et la cohérence des justificatifs.

En cas de non-conformité ou de fraude avérée, les sanctions peuvent être sévères, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur : redressement fiscal, requalification en avantage en nature, amendes, voire poursuites pénales.

Conservez précieusement tous vos justificatifs (notes de frais, relevés kilométriques, factures de carburant, attestations de mission, etc.) pendant trois ans. En cas de contrôle, ils vous permettront de justifier vos déplacements professionnels et d’éviter toute sanction.

Les frais kilométriques constituent un enjeu important pour les salariés et les entreprises. Que vous soyez employeur ou salarié, bien comprendre le barème kilométrique, les obligations légales et les modalités de remboursement permet d’éviter toute erreur et d’optimiser votre fiscalité. Grâce à notre simulateur de remboursement des frais kilométriques par l’employeur, vous pouvez obtenir une estimation rapide et fiable du montant de votre indemnisation. Si besoin, nos experts-comptables sont à votre disposition. Chez Keobiz, nous accompagnons les entrepreneurs et les entreprises dans la gestion de leur comptabilité et de leur fiscalité.

Sources :

• Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?
• Indemnités kilométriques
• Impôt sur le revenu – Frais professionnels : forfait ou frais réels (déduction)
• Forfait mobilités durables (FMD)